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E-Rechnung: Aktuelle Informationen

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Informationen

Das Thema E-Rechnung beschäftigt Unternehmen in Deutschland. Um Klarheit zu schaffen, haben wir für Sie die wichtigsten Informationen zusammengestellt.

Die Fakten:

  • Elektronische Rechnungen sind computerlesbare Belege im Format X-Rechnung (XML-Datei) oder ZUGFeRD (PDF-Dokument mit integrierter XML-Datei).
  • Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen annehmen.
  • Der Versand von E-Rechnungen in den vorgeschriebenen Formaten an Gewerbekunden ist
    • spätestens ab 1. Januar 2027 verbindlich für Unternehmen, die mehr als 800.000 Euro Umsatz in 2026 erwirtschaften.
    • spätestens ab 1. Januar 2028 verbindlich für Unternehmen, die weniger als 800.000 Euro Umsatz in 2026 erwirtschaften.
  • Die Pflicht zur Annahme von elektronischen Rechnungen gilt für alle deutschen Unternehmen, nicht jedoch für Unternehmen im Ausland oder Privatkunden.

FAKTURA-X wird ab Januar 2025 elektronische Rechnungen im Format X-Rechnung oder ZUGFeRD an Kunden ausgeben und von Lieferanten einlesen können.

Hinweise zu anderen Dateiformaten:

  • PDF-Dateien sind keine elektronischen Rechnungen.
  • Word-Dokumente und Excel-Tabellen sind keine elektronischen Rechnungen
  • Bilddateien sind keine elektronischen Rechnungen.
  • EDI-Rechnungen sind keine elektronischen Rechnungen, aber noch bis zum 31. Dezember 2027 zulässig.

Weitere Informationen

Die E-Rechnung bietet Unternehmen handfeste Vorteile: Durch die strukturierten Informationen in E-Rechnungen wird das Kontieren von Eingangsrechnungen wesentlich beschleunigt und vereinfacht. Wenn Sie in FAKTURA-X beispielsweise eine Kostenvorlage für den Telefonanschluss des Unternehmens hinterlegt haben, reicht es zukünftig aus, die Eingangsrechnung zuzuordnen – die Rechnungsinformationen werden dann automatisch verarbeitet.

Die elektronische Rechnung wird in Zukunft den Austausch von Rechnungen in einheitlicher digitaler Form innerhalb der gesamten Europäischen Union ermöglichen. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931, die für die Rechnungsstellung an öffentliche Einrichtungen bereits seit 2020 gültig ist.

Die Rechnungsformate X-Rechnung und ZUGFeRD unterscheiden sich deutlich. Hier die Vor- und Nachteile:

EigenschaftX-RechnungZUGFeRD
Verbreitung und AkzeptanzEuropaweitAusschließlich in Deutschland
strukturierte RechnungsdatenJaJa
Für Menschen lesbarNein, nur maschinenlesbare XML DatenJa, XML Dateien sind in ein PDF-Dokument eingebettet
Bereits jetzt bei deutschen Behörden akzeptiertJaEingeschränkt
Technischer Aufwandgering, nur eine XML DateiAufwendig, PDF Erzeuger muss XML einbetten
Vor- und Nachteile der E-Rechnungsformate

Quellen

Kundendienst mit ComfortPlus-Option

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Ab sofort bieten wir Ihnen einen deutlich besseren und freundlicheren Kundendienst! Insbesondere wenn Sie keine Lust mehr haben, E-Mails zu schreiben, Fehlermeldungen zu fotografieren oder die Fernwartung zu starten, ist die ComfortPlus-Option eine deutliche Verbesserung. Und das Beste: Sie müssen die ComfortPlus-Option nicht separat bestellen, diese Leistung wird automatisch bei Ihrer Anfrage aktiviert.

So einfach funktioniert die ComfortPlus-Option: Unsere Mitarbeiterin Michelle Loter nimmt Ihre Anfrage entgegen. Sie prüft Ihre Angaben und fragt fehlende Informationen ab. Sie hilft Ihnen auch, die Fernwartung zu starten, Fehlermeldungen zu erraten oder Abläufe zu rekonstruieren.

Ihr Vorteil: Sie müssen sich nicht mehr mit den unvorhersehbaren und unverständlichen Meldungen des Computers herumärgern, können Zeit sparen und Ihre Lebensqualität entscheidend verbessern.

Wir garantieren: Einen freundlichen, hilfsbereiten Service, der sich auch mit anderen Computerproblemen und selbstverursachten Fehlern beschäftigt. Auch wenn Sie die gleiche Frage mehrmals stellen möchten, ist das kein Problem!

  • Die kostenfreien Leistungen finden Sie hier
  • Die Preisliste zur ComfortPlus-Option finden Sie hier
  • Und hier finden Sie alle Informationen zum Kundendienst:

E-Mail Probleme wegen fehlender TLS1.2 Unterstützung

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Derzeit erhalten wir vermehrt Anfragen wegen Problemen beim Versand von E-Mails über FAKTURA-X. Als Fehlermeldung wird eine Information betreffend SSL ausgegeben. Hintergrund ist, dass einige E-Mailprovider wie 1&1 seit Mai 2023 eine verschlüsselte Verbindung mit dem SMTP Server unter Verwendung der Verschlüsselung mit TLS Version 1.2 voraussetzen.

Das Problem tritt auf, wenn die genutzte Version von FAKTURA-X/FAKTURA-Xpress seit mehreren Jahren nicht aktualisiert wurde. FAKTURA-X und FAKTURA-Xpress unterstützen in den aktuellen Versionen die TLS-Verschlüsselung mit Version 1.3.

Um das Problem zu beseitigen, führen Sie bitte ein Update durch.

  • Für FAKTURA-X lesen Sie hier
    Für FAKTURA-Xpress lesen Sie hier

Sie sollten Updates immer einspielen, da sich die technischen Voraussetzungen für den Betrieb mit modernen Windows-Betriebssystemen, E-Mail und anderen Services ständig ändern. In der Regel werden die notwendigen Aktualisierungen von uns rechtzeitig bereitgestellt.

Weiterführende Informationen

Hinweise zu Updates
Sie sind nur dann berechtigt, Updates von FAKTURA-X zu installieren und zu nutzen, wenn eine entsprechende Vereinbarung mit dem Hersteller vorliegt. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie das Update einsetzen dürfen, nehmen Sie vor dem Update Kontakt mit dem Hersteller auf. Der Erhalt einer Nachricht für das Update oder der Zugang zum Update ist nicht mit einer Berechtigung zur Nutzung des Update gleichzusetzen. Es gelten ausschließlich die Lizenzbedingungen des Herstellers und die Regelungen des Urheberrechtsgesetz der Bundesrepublik Deutschland.
Wenn Sie das Update unberechtigt einsetzen, wird dies strafrechtliche Konsequenzen zur Folge haben.

 

GiroCode in FAKTURA-X

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FAKTURA-X hat jetzt einen integrierten QR-Code Generator. Derzeit gibt es zwei Verwendungsmöglichkeiten:

  • Auf Wunsch kann bei Rechnungen ein GiroCode mitgedruckt werden, den der Rechnungsempfänger mit einer Banking-App scannen kann und damit alle relevanten Überweisungsdaten der Rechnung übernehmen kann.
  • Eine weitere Nutzung ist der (rechtlich nicht vorgeschriebene) Signaturcode auf Kassenbons. Dieser Code wird bereits als Klartext ausgedruckt und kann nun zusätzlich als QR-Code ausgegeben werden.

Wenn Sie eine der beiden Optionen nutzen möchten, setzen Sie sich mit unserem Kundendienst in Verbindung. Wir passen die Formulare dann entsprechend an.