E-Rechnung: Aktuelle Informationen

Das Thema E-Rechnung beschäftigt Unternehmen in Deutschland. Um Klarheit zu schaffen, haben wir für Sie die wichtigsten Informationen zusammengestellt.

Die Fakten:

  • Elektronische Rechnungen sind computerlesbare Belege im Format X-Rechnung (XML-Datei) oder ZUGFeRD (PDF-Dokument mit integrierter XML-Datei).
  • Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen annehmen.
  • Der Versand von E-Rechnungen in den vorgeschriebenen Formaten an Gewerbekunden ist
    • spätestens ab 1. Januar 2027 verbindlich für Unternehmen, die mehr als 800.000 Euro Umsatz in 2026 erwirtschaften.
    • spätestens ab 1. Januar 2028 verbindlich für Unternehmen, die weniger als 800.000 Euro Umsatz in 2026 erwirtschaften.
  • Die Pflicht zur Annahme von elektronischen Rechnungen gilt für alle deutschen Unternehmen, nicht jedoch für Unternehmen im Ausland oder Privatkunden.

FAKTURA-X wird ab Januar 2025 elektronische Rechnungen im Format X-Rechnung oder ZUGFeRD an Kunden ausgeben und von Lieferanten einlesen können.

Hinweise zu anderen Dateiformaten:

  • PDF-Dateien sind keine elektronischen Rechnungen.
  • Word-Dokumente und Excel-Tabellen sind keine elektronischen Rechnungen
  • Bilddateien sind keine elektronischen Rechnungen.
  • EDI-Rechnungen sind keine elektronischen Rechnungen, aber noch bis zum 31. Dezember 2027 zulässig.

Weitere Informationen

Die E-Rechnung bietet Unternehmen handfeste Vorteile: Durch die strukturierten Informationen in E-Rechnungen wird das Kontieren von Eingangsrechnungen wesentlich beschleunigt und vereinfacht. Wenn Sie in FAKTURA-X beispielsweise eine Kostenvorlage für den Telefonanschluss des Unternehmens hinterlegt haben, reicht es zukünftig aus, die Eingangsrechnung zuzuordnen – die Rechnungsinformationen werden dann automatisch verarbeitet.

Die elektronische Rechnung wird in Zukunft den Austausch von Rechnungen in einheitlicher digitaler Form innerhalb der gesamten Europäischen Union ermöglichen. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931, die für die Rechnungsstellung an öffentliche Einrichtungen bereits seit 2020 gültig ist.

Die Rechnungsformate X-Rechnung und ZUGFeRD unterscheiden sich deutlich. Hier die Vor- und Nachteile:

EigenschaftX-RechnungZUGFeRD
Verbreitung und AkzeptanzEuropaweitAusschließlich in Deutschland
strukturierte RechnungsdatenJaJa
Für Menschen lesbarNein, nur maschinenlesbare XML DatenJa, XML Dateien sind in ein PDF-Dokument eingebettet
Bereits jetzt bei deutschen Behörden akzeptiertJaEingeschränkt
Technischer Aufwandgering, nur eine XML DateiAufwendig, PDF Erzeuger muss XML einbetten
Vor- und Nachteile der E-Rechnungsformate

Quellen